Ausgangslage
Das Fintech-Unternehmen wuchs schnell im asiatischen Raum und stieß an die Grenzen seiner bisherigen Datenhaltung. Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung arbeiteten mit unterschiedlichen Zahlen, was zu langwierigen Abstimmungen führte.
Die zentrale Herausforderung lag in der fehlenden einheitlichen Definition von Kern-KPIs. Was für das Marketing als „Lead“ galt, wurde im Vertrieb als „MQL“ gezählt, während das CRM andere Attribute priorisierte. Diese Diskrepanzen führten zu Fehlinterpretationen im Management-Reporting und verzögerten strategische Entscheidungen.
Zusätzlich litten die Teams unter einer mangelnden Datenqualität in den Tool-Interfaces. Dubletten in HubSpot und fehlende Attribution in GA4 erschwerten die Nachverfolgung des Customer Journey Pfads erheblich. Es fehlte ein zentrales, vertrauenswürdiges Dashboard, das alle Kanäle konsistent abbildete.
Umsetzung
Wir begannen mit einer tiefgehenden Analyse der bestehenden Datenflüsse und definieren gemeinsame KPI-Definitionen für alle Abteilungen. Diese Definitionen dienten als Basis für die technische Konfiguration aller Tools.
Die technische Umsetzung erfolgte in drei Phasen über einen Zeitraum von zehn Wochen:
- Datenbereinigung und Mapping: Wir entduplizierten bestehende Kontakte in HubSpot und mappten CRM-Felder auf die neuen KPI-Definitionen.
- GA4-Konfiguration: Wir setzten Custom Conversions und Events für relevante Nutzerinteraktionen auf der Website und in der App um.
- Integration und Automatisierung: Über Zapier und native APIs verknüpften wir GA4 mit HubSpot und dem CRM, um Echtzeit-Updates zu gewährleisten.
Ein zentrales Looker-Studio-Dashboard visualisierte die vereinheitlichten KPIs. Dies ermöglichte es den Teams, dieselben Zahlen zu sehen, unabhängig vom zugrunde liegenden Tool. Regelmäßige Schulungen sicherten die nachhaltige Nutzung und das Verständnis der neuen Datenstruktur.
Ergebnis
Nach der Implementierung verbesserten sich die Prozesse und die Datenqualität messbar. Die Abteilungen arbeiten nun auf Basis einer gemeinsamen Faktenlage.
Die wichtigsten Ergebnisse nach drei Monaten:
- Reduktion der Reporting-Zeit: Von 16 auf 4 Stunden pro Woche durch automatisierte Dashboards.
- Steigerung der Datenqualität: 98 % saubere Kontakte in HubSpot durch konsequentes Deduplizieren.
- Erhöhte Conversion Rate: 15 % Anstieg durch bessere Lead-Qualifizierung und gezieltere Follow-ups.
Die Management-Team nutzt das zentrale Dashboard für wöchentliche Review-Sitzungen. Dies hat die Transparenz über die Performance aller Marketing-Kanäle deutlich erhöht. Die klare Zuordnung von Umsatz zu spezifischen Kampagnen ermöglicht eine effizientere Budgetallokation.
Learnings
Technische Lösungen scheitern oft an mangelnder organischer Akzeptanz. Die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder in die KPI-Definition war entscheidend für den Erfolg.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die schrittweise Einführung. Statt alle Tools gleichzeitig zu migrieren, fokussierten wir auf die kritischsten Datenpunkte. Dies minimierte das Risiko und ermöglichte eine schnelle Wirkung.
Konsistente KPI-Definitionen sind die Grundlage für effektives Cross-Channel-Reporting. Ohne diese gemeinsame Sprache führen selbst die besten Tools zu verwirrenden Ergebnissen. Regelmäßige Audits der Datenqualität sollten Teil des operativen Betriebs werden, um die Integrität der Daten langfristig zu sichern.
Ergebnisse
- -75 % – Reporting-Aufwand pro Woche
- 98 % – Datenqualität in HubSpot
- +15 % – Conversion Rate